Erster Pilot
Erster KI-Pilot im KMU: So bereiten Sie den Ablauf vor
Fünf Fragen, mit denen Sie einen klaren, messbaren und kontrollierbaren ersten KI-Pilot vorbereiten.
Ein gutes Erstgespräch beginnt nicht mit der Frage, welches Modell Sie einsetzen wollen. Es beginnt mit einer Aufgabe, die heute wiederkehrt und bei der ein besserer Ablauf für Ihr Team spürbar wäre.
Fünf Fragen vor dem ersten Gespräch
Was löst den Vorgang aus? Eine E-Mail, ein neues Dokument, ein Termin oder eine Änderung in einer Software?
Was ist heute der mühsamste Schritt? Suchen, übertragen, abgleichen, nachfragen oder einen Entwurf erstellen?
Welche Informationen werden gebraucht? Notieren Sie die Systeme und Dokumente, in denen das Team sie findet. Klären Sie, ob Beispielinhalte für einen Test verwendet werden dürfen.
Welche Entscheidung bleibt beim Menschen? Schreiben Sie auf, wer prüfen und freigeben darf und was bei Unsicherheit oder fehlenden Angaben geschieht.
Woran erkennen Sie eine Verbesserung? Wählen Sie eine einfache Ausgangsgrösse, etwa die Vorbereitungszeit pro Fall, die Zahl manueller Übertragungen oder den Aufwand für Nachfragen.
Den ersten Ablauf eng abgrenzen
Ein Pilot wird leichter prüfbar, wenn er nicht gleich einen ganzen Geschäftsbereich umfasst. Definieren Sie einen Eingang, einen Vorgangstyp, die beteiligten Rollen und einen klaren Endpunkt. Halten Sie daneben fest, welche Fälle ausserhalb des Pilots bleiben.
Ein Beispiel: Für eingehende Anfragen soll das System relevante Informationen aus freigegebenen Quellen sammeln und einen Antwortentwurf erstellen. Der Pilot versendet nichts selbst. Er misst, ob die Fachperson den Entwurf schneller und mit weniger Suchaufwand fertigstellen kann.
Erfolg heisst nicht nur schneller
Prüfen Sie auch Qualität und Kontrolle. Wurde die richtige Quelle gefunden? Musste der Entwurf stark korrigiert werden? Konnte eine Ausnahme zuverlässig erkannt werden? Wenn ein Ablauf schneller, aber weniger nachvollziehbar wird, ist das kein Fortschritt.
Notieren Sie nach jeder Testrunde, was geändert wurde und warum. So bleibt sichtbar, ob bessere Ergebnisse aus klareren Regeln, besseren Daten oder einer anderen Aufgabe kommen.
Ein sinnvoller nächster Schritt
Bringen Sie zum Gespräch einen anonymisierten oder eigens erstellten Beispielvorgang und eine grobe Beschreibung des heutigen Ablaufs mit. Gemeinsam lässt sich dann klären, ob der Fall geeignet ist, welche Systeme beteiligt wären und welche Prüfungen nötig sind. Eine Umsetzung oder ein bestimmtes Ergebnis sollte erst zugesagt werden, wenn Aufwand, Datenzugang und Risiken geklärt sind.
Wenn die Aufgabe noch nicht feststeht, hilft der Leitfaden zur Auswahl des ersten Backoffice-Ablaufs. Für einen Treuhandbetrieb zeigt der Beitrag zu Mandantenpost und Fristen ein konkretes, schematisches Beispiel.
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