Treuhand & Buchhaltung
Mandantenpost in der Treuhand: Ein prüfbarer KI-Ablauf
Ein schematisches Beispiel vom Eingang einer Mandanten-E-Mail bis zur geprüften nächsten Aktion.
Mandantenpost kostet oft nicht wegen einer einzelnen komplizierten Frage Zeit. Aufwand entsteht, weil Nachrichten geöffnet, einem Fall zugeordnet, mit früheren Informationen abgeglichen und bei fehlenden Belegen nachgefasst werden müssen.
Das folgende Beispiel ist schematisch und kein Kundenfall. Es zeigt, wie ein KI-Ablauf die Vorbereitung übernehmen kann, während fachliche Beurteilung und Freigabe bei Ihrem Team bleiben.
Ein möglicher Ablauf von Eingang bis Freigabe
Nachricht erfassen: Eine neue E-Mail wird dem zuständigen Postfach zugeordnet. Der Ablauf übernimmt nur die dafür erlaubten Inhalte.
Vorgang erkennen: Absender, Betreff und Inhalt werden mit den freigegebenen Fallinformationen abgeglichen. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, geht die Nachricht in eine Klärung statt in einen automatischen Folgeschritt.
Unterlagen prüfen: Das System sucht nach relevanten Dokumenten oder fragt anhand einer festgelegten Liste, welche Belege fehlen. Es sollte die Quelle anzeigen, damit die Sachbearbeitung sie öffnen kann.
Vorbereitung erstellen: Eine Zusammenfassung und ein Entwurf für die nächste Antwort werden vorbereitet. Beträge, Fristen und Namen sollten nicht stillschweigend aus widersprüchlichen Quellen übernommen werden.
Fachlich prüfen: Eine zuständige Person kontrolliert Sachverhalt, Quelle und Entwurf, ergänzt fehlende Punkte und gibt eine Aktion frei oder weist sie zurück.
Aktion ausführen und protokollieren: Erst nach der definierten Freigabe wird die erlaubte Aktion im verbundenen System ausgeführt. Der Ablauf dokumentiert, was übernommen wurde und woher die Information stammte.
Wo die Grenzen liegen müssen
Ein Agent kann Informationen ordnen und Vorschläge vorbereiten. Er ersetzt keine steuerliche, buchhalterische oder rechtliche Beurteilung. Legen Sie fest, welche Fälle zwingend an eine Fachperson gehen: zum Beispiel eine unklare Frist, ungewöhnliche Beträge, fehlende Belege oder eine neue Situation, für die keine geprüfte Regel besteht.
Beschränken Sie den Pilot auf ein Postfach oder einen klar definierten Nachrichtentyp. Klären Sie vorher, welche Mandate und Dokumente zugänglich sind, welche Rolle freigeben darf und wie ein fehlerhafter Vorschlag korrigiert wird.
Woran Sie erkennen, ob es hilft
Vergleichen Sie die durchschnittliche Vorbereitungszeit mit der Zeit für Kontrolle und Nacharbeit. Erfassen Sie zusätzlich, wie oft eine Zuordnung korrigiert, ein Entwurf verworfen oder eine fehlende Quelle bemerkt wurde. Damit sehen Sie, ob der Ablauf echte Arbeit abnimmt oder nur an eine andere Stelle verschiebt.
Wie Sie den passenden Prozess auswählen, lesen Sie im Artikel KI im Backoffice: den ersten Ablauf finden. Die nötigen Prüf- und Freigabepunkte erklärt unser Beitrag zu Human in the Loop.
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